Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreicher remote Produktivität

"Ich liebe Daily Standups fast so sehr wie agiles Arbeiten". Das ist eine Aussage, die gewöhnlich sarkastisch und mit einem Augenrollen gemacht wird.

Aber trotz aller Widerstände, welche die Daily Stand-Up's (zumindest unter Ingenieuren) erfahren, machen sie ihre Arbeit erstaunlich gut. Wenn es darum geht, dass jeder seine aktuellen Fortschritte, Hindernisse und Fragen mit anderen teilen kann, ist es schwer, ein tägliches Treffen zu schlagen, bei dem niemand an seinem Computer sitzt.

Aber da Projekte immer flexibler werden, Teammitglieder von verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten, können persönliche Besprechungen die Kommunikation ebenso sehr behindern wie helfen. Wenn Teams sich zwischen der Durchführung von Stand-up's und Besprechungen mit abwesenden Mitgliedern oder der Absage der Besprechung entscheiden müssen, kann eine enge Bindung an persönliche Besprechungen zu Kommunikationsbrüchen führen.

In der Vergangenheit wurde dieses Problem mit E-Mail gelöst, da es einfach ist, Informationen über Zeitzonen und Kontinente hinweg zu übertragen, und die Teammitglieder können in aller Ruhe antworten. Leider sind E-Mail-Threads schreckliche Orte für Gespräche zwischen mehreren Personen. Versierte Teams haben begonnen, dieses Problem zu umgehen, indem sie sich auf ihre Messaging-Tools stützen, wenn persönliche Treffen nicht möglich sind. Wirklich versierte Teams haben dies zu einem Teil ihres täglichen Rhythmus gemacht.

Sehen wir uns einige der Gründe an, warum dies ein intelligenter Ansatz für Kommunikationsnormen auf Teamebene sein kann.

Messaging ermöglicht Teamarbeit

Die Nachrichtenkanäle des Teams schaffen ein gemeinsames Bewusstsein für das, was im Team vor sich geht. Im Gegensatz zu einer Besprechung (bei der Sie bis zum Ende der Besprechung im Raum festsitzen) können Sie sich bei Team-Channels von jeder Diskussion ausschliessen, die für Sie nicht relevant ist. Es ist einfach, frühere Nachrichten zu durchsuchen, wenn Sie Aktualisierungen wünschen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie ständig entfernte Teammitglieder haben (die entweder von zu Hause oder nur von anderen Büros aus arbeiten). So viel Spass es auch macht, als einziger Teilnehmer an einer Besprechung per Videostream teilzunehmen, so entsteht doch der Eindruck, dass ein entferntes Mitglied nicht wirklich Teil des Teams ist.

Team-Messaging-Kanäle schaffen jedoch ein Gefühl der Kameradschaft mit den Mitarbeitern an entfernten Standorten, weil sie alle auf die gleiche Ebene stellen. Die Person, mit der Sie sich unterhalten, könnte sich in der nächsten Kabine oder einen Kontinent entfernt befinden.

Verringerung der Ablenkungen

Wir alle wissen, dass die Anhörung "Haben Sie eine Sekunde Zeit?" bedeutet, dass Sie lange genug unterbrochen werden, um sich wieder aktiv zu konzentrieren, wenn Sie wieder arbeiten. Dies könnte der grösste Nachteil der Arbeit in einem Büro mit Ihrem Team sein (wie jeder, der in einem Raum mit einem offenen Grundriss gearbeitet hat, bestätigen kann).

Die Arbeit in unmittelbarer Nähe macht es zwar leicht, mit den Leuten zu reden, aber sie macht es auch schwieriger, komplexe Aufgaben zu erledigen, die eine intensive Arbeit erfordern.

Nachrichtenübermittlungstools lösen dieses Problem, indem sie es den Menschen leicht machen, schnell aufeinander zuzugehen - und es gleichzeitig leicht machen, ihre Anliegen bis zu einem günstigeren Zeitpunkt zu ignorieren. Das hat den Vorteil, dass Sie einen leichten Zugang haben und gleichzeitig wichtige Grenzen setzen können, wenn Sie sich konzentrieren müssen.

Messaging für agile Teams

Es ist allgemein bekannt, dass sich Messaging bei der Ad-hoc-Kommunikation auszeichnet, aber wie sieht es mit strukturierter Kommunikation aus (z.B. als Ersatz für tägliche Stand-ups oder andere regelmässige Team-Check-Ins)? Dies ist eigentlich recht häufig bei Organisationen, die sich in der Ferne befinden, wird aber innerhalb von Teams, die sich an einem gemeinsamen Standort befinden, unterschätzt.

Nachrichten-Tools eignen sich in Kombination mit automatisierten Nachrichten in Gruppenkanälen perfekt für den täglichen Check-in. Es ist für jedes Teammitglied einfach, seine eigenen Gedanken hinzuzufügen oder die der anderen zu lesen. Dies ist besonders leistungsstark, wenn Ihr Team geografisch verteilt ist, da jeder von den Vorteilen des täglichen Check-ins profitiert - allerdings ohne die Zwänge, dies zu einer bestimmten Zeit in einer einzigen Zeitzone tun zu müssen.

Nachrichtenübermittlung wird mit Automatisierungen zu einem entscheidenden Werkzeug

Die überwiegende Mehrheit der modernen Teams verwendet Messaging-Tools in ihren täglichen Arbeitsabläufen. Doch allzu oft beginnen Teams mit der Verwendung von Messaging, ohne sich Gedanken über die Auswirkungen zu machen, die es auf ihre Normen und ihren Rhythmus am Arbeitsplatz haben kann. Messaging kann viel, viel mehr als ein Ersatz für E-Mail sein, und es lohnt sich, über Probleme, die Messaging löst, sowie über die neuen Verhaltensweisen und Teamstrukturen nachzudenken, die es ermöglicht.

Für die Benutzer von Tools wie Mattermost, Microsoft Teams oder Slack zeigt sich dies deutlich, wenn die Teams beginnen, andere Tools und Informationssysteme in ihre Messaging-Kanäle zu integrieren. So wie die Teammitglieder nicht mehr im selben Büro arbeiten müssen, um zu kommunizieren, können sie auch gemeinsam planen, codieren, testen und Systeme gemeinsam einsetzen, während sie getrennt voneinander arbeiten. Es wird nun als selbstverständlich vorausgesetzt, dass ein kontinuierlicher Integrationstest, der auf einem Server in Virginia läuft, eine Fehlerwarnung an einen Kanal von Benutzern in Los Angeles und London senden kann. Dies alles kann automatisch erfolgen, und dieses Verhalten wird durch moderne Messaging-Tools mit robusten Integrationen vollständig ermöglicht.

Bots, Integrationen und andere Automatisierungen können noch viel mehr tun, um das Messaging zu einem entscheidenden Werkzeug für Ihr Team zu machen.